Dans un contexte où la modernisation administrative est devenue une priorité nationale, la récente directive présidentielle appelant à la numérisation intégrale des archives publiques marque un tournant décisif pour la gestion documentaire en Algérie. Ce discours ambitieux vise à faire de la transition digitale un levier fondamental pour l’efficacité, la transparence et la préservation du patrimoine administratif.
Pour répondre à cet impératif, le système algérien innovant Kalemarchi s’impose plus que jamais comme la solution de référence pour la digitalisation intelligente et sécurisée des archives. Conçu à l’Université d’Alger 2 par Abderrahmene Kalem, il s’aligne parfaitement avec la vision présidentielle en offrant une plateforme robuste capable de convertir les archives papier traditionnelles en bases de données numériques centralisées, tout en garantissant la confidentialité et la rapidité d’accès à l’information.
Par ailleurs, et face à la nécessité croissante de moderniser la gestion documentaire dans les institutions algériennes, ce nouveau système s’impose comme une solution complète, intelligente et sécurisée pour l’archivage électronique. Ce logiciel répond aux standards de la Direction des archives nationales et ambitionne de transformer les archives papier traditionnelles en une base documentaire numérique efficace.
Un outil pensé pour tous les utilisateurs
Le manuel utilisateur officiel de Kalemarchi présente un système accessible aux agents en charge de la gestion documentaire, aux responsables de département, mais aussi aux administrateurs systèmes. Le but est de simplifier l’accès, le classement, la consultation et la sécurisation des documents, avec des fonctionnalités adaptées aux différents niveaux d’utilisation.
Installation et exigences techniques
Kalemarchi nécessite sous-jacent un environnement Windows (Windows 10/11 ou Windows Server 2014 et plus récent) avec .NET Framework 4.7.2 minimum et une base de données Microsoft SQL Server Express. Côté matériel, un processeur Intel Core i3 minimum, 4 Go de RAM, 5 Go d’espace libre et une résolution d’écran correcte sont requis, avec une recommandation pour des machines plus puissantes pour une meilleure expérience.
Une interface intuitive et multilingue
Pensé pour une grande facilité d’utilisation, Kalemarchi propose une interface graphique claire avec des rubriques et menus organisés pour une navigation fluide. Disponible en arabe et en français, le logiciel permet de basculer aisément entre les langues, facilitant ainsi son adoption dans diverses institutions algériennes.
Gestion structurée des archives
Le logiciel organise l’archive en une hiérarchie simple et familière : départements comme unités organisationnelles principales, puis catégories et sous-catégories qui agissent comme des dossiers pour classer précisément les documents. Cette organisation garantit une meilleure recherche et assignation des droits d’accès, limitant ainsi la circulation des informations sensibles.
Ajout et numérisation des documents
Kalemarchi offre plusieurs méthodes pour intégrer des documents dans le système. Les fichiers numériques existants (PDF, Word, Excel, images) peuvent être téléchargés, et les documents papier numérisés directement via un scanner connecté. Un atout majeur est l’intégration d’un module OCR (reconnaissance optique des caractères), qui transforme les documents scannés en texte éditable et indexable, rendant la recherche pleine-texte possible et très efficace.
Recherche puissante et récupération rapide
L’un des points forts du système est sa double fonctionnalité de recherche : rapide et avancée. La recherche rapide permet de fouiller instantanément dans les métadonnées et le contenu OCR, tandis que la recherche avancée propose des filtres précis sur le titre, la catégorie, la période ou le contributeur du document. Les résultats sont présentés clairement, avec options de prévisualisation, modification ou suppression sous contrôle d’autorisations.
Administration sécurisée et gestion des utilisateurs
Le logiciel intègre une gestion fine des utilisateurs et de leurs rôles. Administrateurs et utilisateurs ont des droits distincts, assurant la protection des données et le contrôle des activités. L’ajout, la modification ou la suppression des comptes sont centralisés et simples à gérer.
Outils d’analyse avec tableaux de bord et rapports
Outre la gestion documentaire, Kalemarchi fournit des fonctionnalités d’analyse et de rapports détaillés, permettant aux gestionnaires de suivre l’activité, la volumétrie des documents, les opérations d’archivage, voire des audits de sécurité. Les données peuvent être exportées en formats PDF, Excel ou Word pour diffusion ou archivage externe.
Paramétrages avancés et sauvegarde
Enfin, le système propose une configuration avancée permettant d’adapter l’outil aux spécificités de chaque institution, incluant la personnalisation des informations de l’entité, le chemin des fichiers et, surtout, des options robustes de sauvegarde/restauration des bases de données assurant la pérennité des données.
En conclusion, Kalemarchi se présente comme un outil robuste et flexible, capitalisant sur les technologies modernes pour offrir aux institutions algériennes une transition numérique réussie dans la gestion de leurs archives. En facilitant l’organisation, la sécurisation et l’accès rapide à l’information, il répond aux défis actuels liés à la dématérialisation et à l’efficacité administrative. Pour tout complément d’information ou assistance, le manuel renvoie aux services techniques et administratifs désignés. O. Lamia
